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Je n'utilise pas le logiciel Agathe 1.40


Première ouverture de Passeport 1.40



A l’installation, choisir votre nom dans la liste proposée à droite.

Puis indiquez, l’année où vous allez commencer votre comptabilité

- Saisir mes données personnelles

A l’ouverture, sélectionnez Image

et renseignez la fenêtre avec votre adresse professionnelle et vos coordonnées téléphoniques… Cliquez sur « Suivant »

Sélectionnez le nom de votre banque dans la liste. Son adresse mail s’affiche automatiquement. Si votre banque n’y figure pas, choisissez « Autres ». Remplissez alors manuellement l’adresse du site Internet.
Lors du téléchargement des écritures, le site de votre banque s’affichera automatiquement.

Inscrivez à droite le solde du premier relevé bancaire de l’année.

Pour certaines banques, il faudra indiquer votre région ou votre département.

Exemple avec la Banque Populaire :

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Si vous avez deux banques professionnelles, il vous faut créer une banque secondaire.

Le principe de base du logiciel


Passeport Comptable vous permet de télécharger vos écritures comptables à partir du site Internet de votre banque et de pointer les opérations à l’aide d’icône.

Les étapes de la saisie


Muni(e) de vos codes d’accès au site internet de votre banque, cliquez sur :

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Une phrase vous indique la date du dernier téléchargement.

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Comme l’importation se fait « automatiquement » au moment du téléchargement des écritures, il vous est conseillé de ne pas l’activer si vous êtes en période de test. Il est préférable dans tous les cas de faire le point avec votre conseiller Passeport afin d’éviter toute manœuvre involontaire.

A. Le Téléchargement des écritures

Cliquez sur « Télécharger mon relevé ». Le site de votre banque s’affiche. Entrez vos codes. Vous êtes sur les pages sécurisées.

Quelle que soit la banque, vous devez :
  • sélectionner votre compte professionnel
  • cliquer sur l’option « Télécharger »
  • entrer une fourchette de date : avec en date de début une dizaine de jour avant le dernier téléchargement , et en date de fin la vieille du jour où vous faites le téléchargement
  • confirmer le téléchargement et « Enregistrer »

Le fichier téléchargé est alors analysé et une barre de progression vous indique le travail effectué.

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Lors du téléchargement, la fourchette de dates proposée correspond au délai pendant lequel vos écritures sont disponibles. Cela va de trois semaines à un an. Nous vous conseillons de télécharger régulièrement afin de ne pas manquer des opérations. Vous seriez alors contraint(e) de les saisir manuellement dans le menu « Mes éditions », « Mes dépenses » et « Mes recettes » à partir de votre relevé bancaire « papier », comme indiqué ici

B. Le pointage des écritures


Les écritures téléchargées s’affichent sur la partie en bas à gauche. A l’aide des icônes situées en haut, vous définissez la nature de chaque écriture. Ces icônes sont détaillées ici.

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Remarque : Les écritures de gauche s’affichent en rouge une fois pointées. A droite, l’écriture est créée et s’affiche aussi en rouge.


Il est important de compléter le plus précisément possible le libellé de chaque opération.


Par exemple :

Cliquer sur l’icône petit outillage ou matériel, s’affiche « Achat de petit matériel » et modifier le libellé par le mot « Imprimante ».


Remarque : Les écritures de gauche s’affichent en rouge une fois pointées. A droite, l’écriture est créée et s’affiche aussi en rouge. Si à gauche une dépense est sélectionnée, seules les dépenses s’affichent à droite. Il en est de même pour les recettes.

Si vous ne pouvez pas tout pointer en une seule fois parce que le temps vous manque, à la prochaine ouverture de ce menu, seules les écritures non pointées seront affichées et vous pourrez continuer votre pointage.

C. Définition des icônes


Les dépenses


Image « Petit outillage ou matériel » correspond au matériel de moins de 598 € TTC, à usage multiple : stéthoscope, clé USB
Image « Achat Pharmacie » : matériel à usage unique : gants, compresses, alcool, seringues …
Image « Voiture/Moto » lors de la première utilisation, cocher à droite si vous êtes au forfait (comptage des kilomètres) ou aux frais réels. Cette option restera alors en mémoire à chaque utilisation.
Image « Biens » : pour les achats que vous réglez en plusieurs fois, ou dont le prix d’achat est supérieur à 598 € TTC (sauf consommables)
Image Assurances » : correspond à la RCP (Responsabilité Civile Professionnelle) ou l’assurance du cabinet.
Image « Cotisations » vous permet de détailler le type de cotisations : URSSAF, Madelin pour les cotisations prévoyance et retraite, syndicat
Image « Emprunts» : cliquez sur « nouvel emprunt » et inscrivez la nature de l’emprunt. Exemple : « emprunt voiture », « emprunt clientèle ». Lorsque vous pointez une échéance, choisissez l’emprunt correspondant.
Image « Déplacements, Restauration » : cela inclut les frais de train, hôtel, restauration, pour des formations professionnelles ou des repas entre collègues, ainsi que les frais d’autoroute ou de parking pour la visite de vos patients, ou les « repas du midi » pris seul car votre domicile est trop éloigné.
Image « Formation, séminaire » : enregistrez ici le montant réglé à l’organisme de formation
Image « Services divers à domicile » : enregistrez ici le montant réglé à l’organisme qui collecte vos déchets, ou qui nettoie votre cabinet…
Image « Participation aux frais communs » : pour alimenter un compte commun avec vos associés.Choisir « SCM », si vous avez des statuts et que vous établissez une 2036 Choisir «SDF » si vous êtes alors en Société De Fait «Collaboration » si vous avez signé un contrat de collaboration «Autres » si vous êtes en simple partage de frais
Image « Honoraires extérieurs » correspond aux honoraires versés à un expert comptable ou à la cotisation à votre association de gestion agréée.
Image « Frais divers » : pratique lorsqu’on ne sait pas quelle icône choisir. Précisez le libellé : votre conseiller passeport vous indiquera l’icône à choisir dans le rapport qu’il vous enverra après son étude



Les recettes


Image « Règlement d’un patient » : sert à enregistrer le règlement d’un patient mais aussi la remise de chèques de différents patients. Modifiez le libellé en notant « REMISE ». Le détail est mentionné sur votre bordereau, que vous conservez. Pour les chèques qui ne correspondant pas à des honoraires, (remboursement d’une collègue, remboursement d’une assurance), faites une remise de chèque à part, que vous enregistrerez dans « Autres gains » ( voir ci-dessous).
Image « Produits financiers » : si votre compte est rémunéré, utilisez cette icône, ou si des frais bancaires vous sont remboursés
Image « Remboursement des impôts » : choisissez la nature de cet impôt
Image « « Autres Gains » : mettez ici les remboursements divers comme les formations. Complétez bien le libellé pour vous y retrouver
Image « « Aides télétransmission» : mettez ici l’aide à la télétransmission versée par la CPAM.

E. Détailler une écriture

1. Les Dépenses


Lors d’un achat, vous pouvez avoir sur une même facture différentes icônes à sélectionner.
Exemple d’une facture où vous avez des achats personnels et du matériel médical à usage unique :
Cliquez sur « décomposer ma dépense ».Image

- Inscrivez le libellé « Pharmacie / Perso » par exemple, et validez,

- Cliquez sur l’icône Image et inscrivez le montant.

- Puis cliquez sur l’icône Image et inscrivez le montant de la dépense.

Lorsque le total est atteint, l’écriture est validée

Remarque : Vous pouvez regrouper les achats de même nature en les additionnant ou commencer par saisir les achats professionnels puis regrouper sur « prélèvements personnels » le solde de la dépense.

2. Les Recettes


Si vous avez une remise de chèques contenant d’autres chèques que des chèques patients, cliquez sur Image

Exemple :
Vous avez des chèques patients et un chèque de remboursement de frais d’une collègue :
- cliquez sur « autres gains »
- indiquez le montant remboursé par votre collègue
- cliquez sur « règlement d’un patient » et inscrivez le montant restant.

Pour éviter cette saisie, nous vous conseillons de faire deux remises de chèques séparées. L’une avec les chèques de vos patients et l’autre avec les chèques d’autre nature.

F. Multipointage des cartes bancaires


Chaque mois, vous devrez pointer votre relevé de cartes bancaires à débit différé. Pour cela,

  • saisissez chaque dépense en sélectionnant le menu « Mes éditions » puis cliquez sur « Ma liste de dépenses ».
  • Cliquez ensuite sur « ajouter une dépense » : vous retrouvez les icônes des dépenses.
  • Cliquez sur l’icône souhaitée puis inscrivez la date à laquelle la somme sera prélevée ( exemple : le 05/04/09 pour les CB de mars 2009).
  • Complétez le libellé, le montant et validez l’écriture.

Par exemple :

Vous avez reçu un relevé de carte bancaire d’un montant total de 153,00 € composé de quatre CB de 42.5 €, 59.9€, 20.6€ et 30 € que vous avez saisies au préalable.

  • Sélectionnez le montant total des dépenses CB à gauche (153€).
  • Puis à l’aide de votre détail CB, pointez la première dépense sur l’écran de droite, 42.50 €
La question suivante apparaît :
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-> Répondre oui

Une autre question apparaît :

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-> Répondre non

Puis une autre

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-> Répondre oui

  • Puis cliquez sur les dépenses CB suivantes à droite, 59.9€ puis 20.6€ et 30 €
  • Un compteur vous indique le total sélectionné à droite.
  • Lorsque les deux montants sont égaux, validez le pointage.

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Attention : ne pointez pas deux fois la même dépense CB. Sinon, vous n’aurez pas deux montants égaux. Si c’est le cas, cliquez sur fermer et recommencez le pointage.


La saisies des écritures non téléchargées


Lorsque vous achetez le Passeport Comptable en cours d’année et que votre banque ne vous permet pas de télécharger toutes vos écritures, la saisie des écritures se fait à partir du relevé bancaire « papier ».

Prendre le premier relevé bancaire « papier » de l’année, et saisir à partir de la première écriture.

Saisir les dépenses


  • Sélectionnez le menu Image



  • puis cliquez sur Image


  • Cliquez ensuite sur « ajouter une dépense » : vous retrouvez les icônes des dépenses.

  • Cliquez sur l’icône souhaitée puis inscrivez la date de la dépense. Complétez le libellé, le montant et validez l’écriture.


Saisir les recettes


  • Sélectionnez le menu Image


  • puis cliquez sur Image

  • Cliquez ensuite sur « ajouter une recette » : vous retrouvez les icônes des recettes.

  • Cliquez sur l’icône souhaitée puis inscrivez la date de la recette.
Complétez le libellé, le montant et validez l’écriture.



Le contrôle de vos relevés bancaires


Ce contrôle ne peut être fait que si vous avez saisi vos écritures non téléchargées comme indiqué ici.

Pour contrôler vos soldes bancaires, cliquez sur "Mes Editions", du menu général, puis sur "Bilan Recettes Dépenses", et sur "Contrôle des relevés".

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Lors de votre premier contrôle, vérifiez le « solde initial » de l’année à l'aide de votre relevé bancaire « papier » de janvier. Il doit correspondre au solde de votre compte au 1er janvier.

Si vous débutez votre activité en cours d’année, le solde sera alors égal à zéro.


  • Si le solde initial est différent, cliquez sur « Modifier le solde initial de la banque » puis notez le solde figurant sur le relevé « papier » au 1er janvier, et validez. Par la suite, ne plus le modifier.
  • Puis, inscrivez les dates du relevé bancaire que vous vérifiez et cliquez sur "Afficher".

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Le solde qui s'affiche correspond à celui de votre relevé papier pour la même période : votre contrôle est terminé. Vous pouvez passer au mois suivant.

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Dans le cas contraire, commencer à comparer le total des recettes et des dépenses avec le total affiché en bas de page et votre relevé bancaire, si cet affichage est prévu.

En modifiant les critères, vous pouvez n’afficher que les recettes ou que les dépenses. La recherche est alors simplifiée.

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Cherchez à l'écran les écritures figurant sur votre relevé « papier » et sélectionnez-les par un double-clic. La couleur de la ligne change.

Les dépenses s'affichent en rouge et les recettes en bleu.

Sur votre relevé « papier », mettez une croix à côté du montant que vous venez de pointer ...

(Ne surlignez pas les montants, car si vous deviez nous scanner vos relevés et nous les envoyer par mail, ils seraient alors illisibles).

Lorsque le pointage est terminé, vous avez deux possibilités :

  • soit il reste à l'écran des écritures ne figurant pas sur votre relevé « papier ». Faire un clic « droit » sur ses écritures, puis sélectionner « supprimer ».

  • soit il reste sur le relevé « papier » des lignes non cochées. Vous pouvez alors les ajouter par un clic droit, puis sélectionner « Ajouter », et choisir « Recettes » ou « Dépenses ».



Pour pointer les opérations du mois suivant, il vous suffit de changer les dates de référence et de cliquer sur "Afficher"



Important :
Nous vous demandons ne pas attendre de recevoir votre relevé bancaire par courrier pour télécharger vos écritures, car certaines banques limitent le nombre d'opérations téléchargeables ou la période pendant laquelle vous pouvez télécharger votre relevé en ligne. Téléchargez et pointez vos écritures tous les quinze jours maximum afin de ne pas perdre d'informations.




Les écritures ne figurant pas sur le relevé bancaire


Cela concerne les opérations en espèces, et les dépenses professionnelles réglées avec le compte privé.


Les espèces


  • Sélectionnez le menu Image

  • puis cliquez sur Image



Les dépenses professionnelles réglées avec le compte privé


  • Sélectionnez le menu Image

  • puis cliquez sur Image


Par exemple :

Votre cabinet est à domicile et vous voulez déduire une partie des charges d’eau. Votre cabinet couvre une surface de 20% de votre habitation : vous pourrez déduire 20% de la facture. Soit 765 € x 20% = 153€.

Cliquer sur l’icône « Eau », noter la date et le montant correspondant à la part professionnelle, soit 153€ , le mode de règlement puis valider.

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Les honoraires versés sur mon compte privé


Si votre caisse vous verse vos honoraires sur votre compte privé.

Cliquer sur l'icône "Mes opérations hors relevé" puis sur "Opérations spéciales"

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Cliquer sur l'icône "Honoraires versés sur mon compte privé"

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Choisir "Compte de l'exploitant" dans la fenêtre qui se présente et valider

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Choisir "Honoraires" dans la seconde fenêtre et valider

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Il reste à saisir la date du versement ainsi que le montant et valider
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Comment avoir une estimation de ma situation ?


1 - Pour connaître le montant des recettes professionnelles ou le résultat comptable provisoire :

  • Sélectionnez le menu Image

  • puis cliquez sur Image

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2 - Si vous voulez connaître le total d’un compte :

  • Sélectionnez le menu Image


  • puis cliquez sur Image


  • cliquez sur l’icône Image et choisissez le compte désiré puis validez

  • cliquez sur l’onglet « Soldes »

Vous aurez alors les totaux annuels de ce compte.


Comment contacter mon conseiller Passeport?


Nous vous demandons de contacter votre conseiller Passeport par mail. Lors de votre adhésion au Passeport Comptable, vous avez reçu un mail vous indiquant le nom du conseiller qui allait gérer votre comptabilité, ainsi que son adresse mail personnelle.

Si toutefois vous ne l’aviez pas conservée, vous trouverez sur la page d’accueil de votre logiciel Passeport l’adresse mail du service. En cliquant sur ce lien, un mail s’ouvrira. Vous pourrez alors nous adresser votre demande de rendez-vous en indiquant votre n° client, vos disponibilités, et vos coordonnées.

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Une permanence téléphonique est assurée pour prendre un rendez-vous avec votre conseiller Passeport au 04.90.84.20.25 de 14h à 16h.